参考答案:
要想安排一次成功的跨国会议，需要从以下两个方面入手：
（一）会前的准备
1.安排接待人员
跨国会议的接待人员主要分为两种，他们各司其职，承担着整个会议的沟通协调工作。
（1）一般性服务事项接待人员
负责一般性服务事项的接待人员，即普通接待人员。普通接待人员必须熟悉他国语言和国际礼仪，他们可以承担一般性的引导工作，通过自身的服务让外宾在陌生的环境中感觉到亲切和舒适。
（2）专业的口译人员
专业的口译人员则必须非常擅长外语，他们可以流利的用外语与外宾进行即时交流。他们还具有一个重要的素质，那就是精通相关的专业术语，能够准确地实现两种甚至多种语言的相互转换，以保证双方的经济利益。
2.会场布置
会场的布置既要符合国际标准，又要体现出本国特色。跨国会议中桌椅的排列与公司内部的会议排列是一样的，会议桌一般以马蹄状的为主，座位安排以右为主、以左为辅，门口的位置安排自己公司的人员，外宾要安排在会议主席旁边以示尊贵。大型会议的会场门口处应有接待处或签到处；在会场的两边有工作台，提供材料或饮水；如果需要进行录像，在会场的中央偏前放置摄影机。另外，还要注意安全出口的畅通和卫生间位置的提示。
（二）接待外宾的细节
要想举行能令外宾印象深刻的跨国会议，首先要做好的工作就是搜集有关外宾生活习惯的种种信息，充分了解不同国家的风土人情、生活禁忌，这样才能有的放矢，有理、有效地安排好会议的相关事宜，让外宾的中国之行充满愉快的记忆，从而从侧面促进交易的成功。
1.外宾生活习惯
外宾的生活习惯包含许多方面的内容，最重要的是要注意饮料和食物的禁忌。
2.迎宾准备
（1）鲜花的选择
迎接外宾鲜花是不可或缺之物。每种花都有自己的花语，送花给外宾要会挑选合适的花种。为了很好的传递友谊，会议接待人员最好能多多了解有关花的知识，这样才能送出合适的鲜花。
（2）胸花的佩戴
为外宾佩戴胸花也有讲究，如果你要为男士佩戴胸花，最好充分利用男士西装的胸口袋，把花梗从那个口袋插进去，那样不会损坏对方西装的衣料；为女士佩戴胸花时，除非是非常厚的面料，一般千万不要随便戳洞。夏天为女士佩戴胸花时，不要别在胸前，以免倒挂，而是要将花别在女性的肩部。
（3）接机牌的装饰
为了给外宾留下美好的第一印象，一定要对接机牌进行一定的装饰。最好不要使用常见的白纸板，而要使用彩色的纸板。缤纷靓丽的色彩既醒目又热情，非常适合迎宾。另外，纸板上还要清晰的用相关语言写出来宾的名字。
3.沿途报喜不报忧
从机场到目的地，往往会经过一些规划较好的地区，也会经过一些未经规划的地方。规划较好的地区，如国家的重大建设项目，这些地方可以大力宣扬，但如果是未经规划的地方，比如比较脏乱的地方，最好避重就轻，一带而过。俗话说家丑不可外扬，所以负面的消息不
必太过于招摇。
4.安排外宾住宿
（1）营造良好的住宿氛围
安排工作人员或者请饭店代为准备鲜花、水果，可以为外宾准备一些礼物和小点心。此外，房间的气味也很重要，建议尽量在外宾的房间里摆放香水百合之类的花材，当外宾推开房门的时候就感受到一股清香，带来一天的好心情。房间最好向阳，窗外的景致也要好。
（2）提供相关资料
接待人员的资料、会议期间的具体行程安排、外宾所住饭店的资料、一张简便的地形图。为外宾准备以上资料，让其对自己身边的服务人员、自己的行程以及饭店的情况等都了如指掌，产生宾至如归的感觉。
（3）兼顾到外宾的家眷
外宾如有家眷陪同，别忘了另外安排轻松有趣的文化行程，如参观博物馆、民俗村等活动。女性家眷一般喜欢采购，外宾对他国具有本国特色的商品通常较为感兴趣，例如外宾来到中国，可以带他们去采购中国的丝绸、民间工艺品等。
5.派送礼物
外宾来到中国参加跨国会议，主办公司一般都要送给外宾一些合宜的礼物，一方面表现出中国企业的好客之情，另一方面也是为了加强感情联系。赠送外宾礼物要把握两个主要原则：首先要体现我国的传统，其次要弘扬我国的国粹。所谓礼轻情义重，送礼切忌送太重、易碎的物品，比较合适的礼物有竹制品、手工艺品，比如中国结、印章等，这些物品中国特色比较鲜明，而且富含情义。
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