[简答题]写出在公文管理系统库文件设计中，有哪几类常用的文件类型及各类文件的作用。

参考答案:根据各种文件在公文管理中所起的作用来看．常把它们分成如下几类：
(1) 主文件
又称基础数据库文件。公文管理数据库主文件是收、发文数据库文件。
(2) 索引文件
指为提高检索速度或数据库之间产生关联而设计的、按指定关键字从大到小或从小到大排序的文件。主要提高检索速度或在数据库之间产生关联。
(3) 暂存文件
指为了对主文件进行增、删、改等操作而设置的临时文件。操作完成后，将正确的数据输人到主文件中。其优点是提高主库文件的安全性并且可使增、删、改操作更快捷。
(4) 后备文件
指重要文件的副本。在公文数据库中可建立收、发文主文件的副本，一旦这些文件遭意外破坏后，可及时恢复。
(5) 参考文件
指专门存放性质特殊的参考性数据的文件。